Nella tradizionale gestione dei processi aziendali, i processi vengono analizzati attraverso riunioni e interviste, il che si traduce in un quadro soggettivo del processo ideale. Inoltre, il metodo richiede tempo.
E’ possibile adottare un approccio completamente diverso e molto più obiettivo, per utilizzare i dati esistenti dai sistemi informativi aziendali e creare una visualizzazione dinamica dei processi reali, delle loro prestazioni e della loro conformità.
A differenza della tradizionale indagine dei processi, questa metodologia fornisce risposte non solo a “cosa sta accadendo nei miei processi?” e a “quando sta accadendo?”, ma anche al “perché sta succedendo questo?”.
I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) vantano un impressionante elenco di vantaggi per le aziende che li implementano.
Semplificano le operazioni aziendali, aumentano la soddisfazione dei clienti e mantengono organizzati e sicuri i dati più importanti di un’azienda, solo per citarne alcuni.
Il risultato conseguente ed atteso è una crescita più rapida e un ROI maggiore. E’ anche vero che un software gestionale ERP è anche noto per essere complesso da gestire e costoso — un vero mal di testa per raggiungere i benefici attesi.
Fortunatamente, l’identificazione, analisi e monitoraggio dei processi a partire dai dati aziendali può aiutare a mitigare le sfide derivanti dall’implementazione e dalla gestione di un ERP.
Analizziamo alcuni ambiti nei quali questa tecnica può essere utilizzata insieme ad un software ERP per ottimizzare la crescita aziendale e sviluppare una strategia flessibile:
- Implementazione del sistema ERP e migrazione dei dati
- Formazione degli utenti sul nuovo sistema
- Coinvolgimento di tutti gli attori nel miglioramento dei processi
- Creazione di “buone abitudini ERP”
Implementazione del sistema ERP e migrazione dei dati
Che si stia introducendo per la prima volta un ERP nella tua azienda o migrando i dati da un vecchio sistema gestionale ad uno nuovo, i primi passi saranno gli stessi:
- scegliere il team e gli operatori chiave coinvolti;
- sviluppare la strategia con obiettivi, traguardi e rischi ben definiti;
- ripulire e organizzare i dati.
Quando si tratta di dati, uno degli aspetti più importanti da considerare è rivedere i processi prima di implementare il nuovo sistema.
Questo passaggio è cruciale. Se si parte dal presupposto di sapere a priori (“abbiamo sempre fatto così”) come funzionano i processi ignorando i dati, il risultato potrebbe essere l’integrazione degli stessi processi inefficienti nel nuovo sistema ERP.
Chi si impegna a comprendere e migliorare i processi prima della migrazione spesso incontra però problemi con il tempo. I metodi tradizionali di mappatura dei flussi di lavoro tramite interviste interne richiedono infatti spesso moltissimo tempo/denaro per portare a risultati utili. C’è un’alternativa, E’ possibile raccoglie i dati dal database del software gestionale ERP e rilevare automaticamente i processi aziendali, mostrando il flusso di lavoro del processo, le sue deviazioni le risorse coinvolte.
Si ottengono queste informazioni dalla cronologia delle attività gestionali. L’archivo del software ERP memorizza sempre queste sequenze di operazioni che diventano quindi traccia di chi-fa-cosa-e-quando.
Ecco la sequenza, il processo nella sua concretezza.
La piena visibilità del processo dall’inizio alla fine elimina la necessità di condurre interviste, risparmiando tempo e denaro.
È possibile visualizzare immediatamente ogni attività di processo e visualizzarne la durata, i tempi di transizione, le rielaborazioni, i costi e l’allineamento dei KPI.
Da queste informazioni è possibile apportare miglioramenti rapidi ai flussi di lavoro supportati dai dati, per garantire che il nuovo ERP lavori con processi ottimizzati e ad alte prestazioni fin dall’inizio.
Formazione degli utenti sul nuovo sistema
Dopo aver impostato il nuovo sistema, è il momento di formare i collaboratori sulle nuove competenze di cui avranno bisogno per utilizzare il software.
Bisogna certo considerare la curva di apprendimento quando si passa a un nuovo sistema. Ma non coltivare ed accrescere per troppo tempo la competenza degli utenti sulle nuove abilità richieste confermerà ai collaboratori che stanno svolgendo correttamente le attività cui erano abituati… anche se non è così.
Saranno necessari più sforzi in seguito per riqualificare chi ha disimparato per mesi.
Identificare il processo a partire dai dati può fornire informazioni dettagliate sulle sequenze di attività per osservare se gli utenti stanno eseguendo le attività come ipotizzato. Il controllo di conformità confronta il processo effettivo con il processo previsto, mostrando istantaneamente dove si verificano le deviazioni, il loro costo, la loro frequenza e la causa principale.
E’ possibile utilizzare il controllo di conformità ogni volta che sia necessario addestrare gli utenti a utilizzare una nuova tecnologia.
Scoprire il comportamento indesiderato sul processo poche settimane dopo la formazione invece che mesi dopo può far risparmiare tempo, denaro e fatica a lungo termine e mantenere la conformità sull’obiettivo.
Coinvolgimento di tutti gli attori nel miglioramento dei processi
Il primo passo di qualsiasi iniziativa di miglioramento dei processi consiste nel tracciare ogni attività e includere tutti gli stakeholder.
Pertanto, è essenziale comprendere il flusso di dati da e verso tutti i sistemi e acquisire tutte le risorse, note e/o incontrollate, che interagiscono con questi.
In questa fase fare affidamento solo sull’analisi del software ERP per identificare e valutare le varianti di processo su tutti gli attori coinvolti nel processo è limitativo.
Ovviamente è necessario utilizzare i dati del sistema ERP per eseguire l’analisi, ma solo con questo non avremo modo di identificare il percorso effettivo del flusso per tutti gli interessati.
Il modello di processo sarà ad alto rischio: presuppone che un solo sistema venga utilizzato correttamente da tutte persone giuste.
Durante l’analisi del miglioramento del processo, non ci sarebbe quindi modo di capire perché esistono varianti di processo o chi è coinvolto. In sostanza, staremmo guardando il processo da una prospettiva ERP piuttosto che da una prospettiva olistica orientata al flusso generale.
La scelta giusta consiste nel raccogliere invece i dati dal sistema ERP -e da tutti gli altri strumenti interessati e coinvolti- per creare un modello di processo completo valutando le varianti di processo scoperte.
Potremmo scoprire che alcune varianti stanno creando un output significativamente più alto eccellendo nei KPI. Varianti frequenti possono evidenziare aree per la standardizzazione del processo quando una variante viene eseguita per evitare un’azione superflua o gestire un’eccezione client comune.
Oppure potremmo trovare innumerevoli varianti eseguite dalle risorse sbagliate che causano costose inefficienze. Dove il solo software ERP (imprescindibile, comunque) può sottolineare l’esistenza di varianti, la rilevazione dei log dei dati delle attività fornisce informazioni approfondite che supportano un processo decisionale accurato.
Creazione di “buone abitudini ERP”
Facciamo un passo indietro e guardiamo il quadro più ampio.
Il programma gestionale ERP è uno dei sistemi più critici per l’azienda. È il centro di raccolta per tutti i dati che connettono i processi operativi chiave, molti dei quali si incrociano su reparti e uffici differenti.
Eppure, troppe Imprese non gli danno l’attenzione che merita.
Forse hanno unificato tutti i sistemi possibili e addestrato fino all’ultimo collaboratore. Ma, semplicemente, non stanno ricevendo i vantaggi che erano stati ipotizzati con il nuovo programma ERP.
L’introduzione e il mantenimento di buone abitudini è essenziale per mantenere “sano” il programma ERP e aumentarne continuamente il ROI.
Questo è particolarmente vero quando si tratta di analizzare i processi coinvolti. C’è sempre molta enfasi sulle procedure sane per l’implementazione dell’ERP, ma poca attenzione su quanto riguarda “la salute quotidiana” del programma ERP.
I processi cambiano continuamente. Man mano che l’azienda cresce, è necessario un esame approfondito di come i processi crescono con essa o non riescono a soddisfare le necessità di un’organizzazione in evoluzione.
Dobbiamo essere consapevoli di quando e con quale frequenza i processi aziendali cambiano. Ci sono cambiamenti imprevisti che causano problemi di conformitào rielaborazioni non necessarie?
Tracciamo un percorso per aiutare le aziende a mantenere un sistema ERP sano:
- Identificare il processo così com’è
Il processo “così com’è” potrebbe sembrare completamente diverso da quello che ci si aspetta. Affidarsi alla mappatura dei processi eseguita anni addietro (o addirittura solo pochi mesi fa) non aiuterà a fornire una visione reale su come funzionano i processi oggi.
L’approccio che utilizza i dati correnti per mostrare automaticamente come è in esecuzione un processo -oggi- è quello che fotografa lo stato dell’arte al di là di ogni dubbio o percezione soggettiva.
- Scoprire le regole aziendali
Le regole aziendali danno trasparenza al comportamento di processo. Aiutano un’azienda a funzionare meglio con un maggiore controllo delle attività. Comprendere le politiche e le normative che modellano l’esperienza del cliente può guidare le decisioni aziendali che a loro volta creano processi agili.
Comprendere le regole significa chiarire la logica che guida il comportamento dei processi per identificare perché un percorso specifico viene seguito. Una volta identificate e chiarite, le regole possono essere formalizzate e persino automatizzate per ridurre i costi ed allinearsi alla strategia aziendale.
- Automatizzare i processi ERP
Uno dei maggiori vantaggi garantiti da un programma gestionale ERP è l’automazione dei processi di business.
L’aggiunta di attività pianificate ed automatizzate alle funzioni che girano “dietro le quinte” riduce ulteriormente i costi aumentando la produttività e la precisione.
Queste configurazioni sono facilmente scalabili e possono essere aumentate o ridotte in base alle necessità aziendali.
Non secondario, le attività pianificate producono anche i propri dati, che, ancora, possono essere analizzati per supportare il miglioramento del processo.
Automatizzare significa anche guidare secondo percorsi prestabiliti. L’uso di wizards e workflow aiuta gli operatori a seguire procedure standardizzate e condivise. I dati generati da queste attività potranno anch’essi contribuire a migliorare le sequenze di operazioni ed i loro risultati.
- Monitorare continuamente
Ci vuole molta collaborazione (e pazienza) per organizzare gli incontri con tutti gli stakeholder che sono coinvolti nel miglioramento del processo.
In questi casi, per capire se il processo sta funzionando come dovrebbe, si dipende dall’accuratezza e dalla completezza delle informazioni offerte dal gruppo.
Forse è per questo che questi incontri si organizzano così raramente e spesso richiedono il coordinamento di un team di consulenti. Con risultati mediocri.
Uno dei maggiori vantaggi dell’analisi di processo grazie all’estrazione dei dati ERP è che è una soluzione continua.
Dopo aver analizzato il processo e fornito informazioni dettagliate sul miglioramento possibile, i dati sono sempre pronti ed aggiornati per monitorare le attività ed evidenziare eventuali nuovi problemi man mano si presentano.
Più si monitora, più velocemente si risolvono i problemi e più velocemente si ritorna sulla retta via per raggiungere gli obiettivi aziendali.
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C’è moltissimo potenziale all’interno dei processi tracciati dal programma ERP.
La manutenzione continua del processo potrebbe sembrare un compito complesso, ma non deve diventare un compito gravoso. Con la mappatura e le analisi automatiche offerte dai log delle attività del sistema ERP diventa semplice ed economico ottenere le informazioni necessarie per prendere decisioni efficaci.
Una volta trasformate queste informazioni in azioni, i vantaggi inizieranno a concretizzarsi e ci troveremo sulla buona strada per sbloccare nuovi livelli di potenziale del programma ERP mai raggiunti prima.
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