Il problem solving, la capacità di riconoscere, affrontare e risolvere problemi, è un’abilità necessaria per ogni Imprenditore e manager.
Essere in grado di identificare soluzioni creative a problemi aziendali difficili contribuisce, tra l’altro, ad accrescere la nostra credibilità come leader efficaci.
Quante volte abbiamo affrontato un problema che non sembrava avere una soluzione? Soprattutto quando siamo in “modalità-crisi”, sembra che da un lato i problemi si ingigantiscano e dall’altro le risposte nascondano insidie e trabocchetti.
Forse siamo stati addirittura in grado di trovare possibili risposte, ma ci resta spesso quel dubbio di fondo che fa pensare che sarebbe possibile escogitare qualcosa di meglio.
Per acquisire maggior competenza nella risoluzione di problemi, è importante cambiare prospettiva.
Cosa possiamo fare per cambiare il nostro punto di vista, espandere il nostro modo di pensare e trovare una soluzione originale?
1. Approcciare ogni situazione come se fosse un progetto
La maggior parte dei professionisti e degli specialisti è abituata a questo approccio per affrontare progetti precisi e concreti, ma dovremmo considerare di usarlo anche per le attività quotidiane.
Mettere insieme una sorta di charter di progetto ci darà tranquillità perché avremo a disposizione una visione ampia di tutte le attività in corso. I
l piano offre una visione a lungo termine dei problemi prima che si presentino.
Inoltre, se sorgessero problemi che non avevamo previsto, saremo in grado di valutarne l’impatto sull’intero progetto. Ciò che potrebbe manifestarsi come un grosso problema che si sta gestendo “al volo” potrebbe non apparire così significativo se si utilizza uno schema di progetto.
La pianificazione ci offre una visione di alto livello del problema che ci aiuterà a valutare con calma tutte le opzioni.
2. Non farsi prendere dal panico
Alcune buone e sane frasi positive ci aiuteranno a trovare una buona e sana soluzione.
Senza sconfinare nelle citazioni zen e nello shivaismo tantrico di stile dionisiaco (semicit.).
Piuttosto che pensare: “Non so cosa fare” riformuliamo la frase in qualcosa del tipo, “So che esiste una soluzione migliore a questo problema; non l’ho ancora presa in considerazione”.
Continuiamo lungo questa strada fino a quando non potremo dire a noi stessi “la risposta è qui ad un passo, la sto -costruendo-”.
Se l’ha detto lui, possiamo crederci:
“Non si può risolvere un problema con la stessa mentalità che l’ha generato.” – Albert Einstein
3. Tenere -brevi- riunioni con tutti coloro che sono coinvolti nel progetto
Dico breve, perché meetings lunghi e prolungati tendono a annullare qualsiasi energia e pensiero creativo. Spieghiamo alla nostra squadra con cosa abbiamo a che fare e… chiediamo suggerimenti.
E’ importante includere tutti i livelli del team, da quello direzionale a quello amministrativo.
Se durante la riunione non nascessero molte soluzioni valide, chiediamo ai partecipanti alla riunione di pensarci in altra sede e di inviarci un’email di follow-up con i loro suggerimenti. Semplice quanto efficace.
4. Portare qualcun altro che non è coinvolto ad offrire una prospettiva diversa
Questo è un buon argomento per coinvolgere chi potrebbe aver già affrontato il problema. Potrebbe essere un collega che non ha esperienza nel settore specifico nel quale ci dibattiamo, ma che ha dimostrato capacità nel risolvere i problemi con originalità.
Spieghiamo il problema in termini che qualcuno che non ha la nostra esperienza può capire e chiediamo, semplicemente, la sua opinione.
5. Per accedere alle componenti più originali del nostro modo di affrontare i problemi, prendersi una pausa dal problema
Indipendentemente dal tipo di crisi che stiamo affrontando, dobbiamo trovare un modo per allontanarci dal problema. Se ci possiamo permettere il lusso del tempo, stacchiamo per un weekend e pensiamo ad altro.
Il problem solving è un processo molto creativo. Può esserci di aiuto fare qualcosa che ci piace, anche per pochi minuti, se non abbiamo altre alternative.
Potremmo essere indotti a pensare che queste attività ci stiano rallentando quando dovremmo lavorare sodo per risolvere il problema. In realtà, il tempo che passiamo lontano dal problema ci aprirà la strada verso nuove possibilità. Il tempo trascorso lontano dal problema è altrettanto importante del tempo che passiamo a lavorarci.
6. Dopo aver raccolto tutte le possibili soluzioni, valutarle elencandole
E’ quasi un gioco. Creiamo tre colonne su un foglio di carta intitolate “Problemi, Rischi e Premi”. Chiediamo alla nostra squadra, quella che ha affrontato il problema come un progetto, di compilare liberamente le varie colonne.
La disposizione delle idee in questo modo ci aiuterà a identificare molto rapidamente la soluzione più attraente.
È possibile che la soluzione perfetta sia una combinazione di più di una soluzione. La “lavagna bianca” dei vari scenari semplifica infatti moltissimo l’identificazione del percorso migliore.
Alla fine… “Non serve a nulla discutere di un problema a meno che non si parli della sua soluzione.” (Cit. Betty Williams).
Ricordiamoci che siamo la persona/squadra migliore per prendere una decisione nella particolare situazione in esame perché abbiamo una conoscenza unica e siamo i più vicini alla situazione.
Quindi operiamo con la certezza che saremo in grado di elaborare la migliore soluzione possibile!
Dovremo -anche- essere razionali e prestare attenzione a tutto. Se non riusciamo a far fronte ai problemi o a prendere una decisione, chiediamo a qualcuno di aiutarci.
Sebbene il Problem Solving sia una capacità molto richiesta nelle nostre aziende, a molte mancano gli strumenti, le giuste metodologie e soprattutto un nuovo approccio per svilupparla.
Solitamente si chiede l’originalità, l’innovazione e un modo veloce per affrontare i problemi. Spesso si perde di vista la vera chiave di volta, ovvero l’abbandono di schemi obsoleti per dar vita al nuovo.
