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Il costo del software gestionale ERP dipende da diversi fattori che variano da un fornitore all’altro.

Per livelli o categorie di software simili fra loro, il prezzo delle soluzioni concorrenti sarà quasi sempre simile. Ciò consente di confrontare facilmente i fornitori della stessa categoria in ambiti anche diversi dai costi, quali:

• Funzionalità
• Adattamento al settore
• Supporto post-vendita

Questi ambiti hanno un impatto importante sui benefici che il sistema può fornire ad un’azienda.

Soluzioni ERP per tipologie di Software

Quando si tratta di tipologie di software, la maggior parte delle soluzioni ERP rientrano in tre diverse categorie.

1. Programmi di base

La prima categoria comprende i programmi di base, che non sono tecnicamente dei software ERP. Questi tipi di sistemi sono ideali per le piccole imprese e le start-up, ma includono solo funzionalità per un’area specifica dell’azienda (si pensi alla contabilità, per esempio).

Il software di base è tipicamente un sistema autonomo ed “isolato” che richiede l’integrazione con altre soluzioni per la gestione del magazzino, della vendita, degli ordini d’acquisto e dei contatti commerciali.

2. Software ERP per medie e grandi imprese

La seconda categoria comprende un vero e proprio software ERP (acronimo di Enterprise Resource Planning).

Le funzionalità del programma coprono in questo caso tutte le aree operative di un’azienda – dalla contabilità, al magazzino, all’inserimento ed elaborazione degli ordini, alla produzione, alla gestione dei contatti, alla gestione dei codici a barre, all’e-commerce e altro ancora.

I sistemi ERP sono adatti alle aziende che hanno “superato” le necessità del software di base e stanno cercando di ridurre l’attività manuale, aumentare l’automazione e.… crescere.

3. Software ERP per multinazionali

Le soluzioni di categoria tre sono anch’esse veri e propri sistemi ERP adatti a realtà anche multinazionali, con un grande numero di dipendenti e utenti ed un elevato volume di transazioni.

Sono caratterizzati dalla gestione di fiscalità diversificate per nazione e dalla integrazione multilingua.

All’interno di ogni categoria, il prezzo di un dato sistema sarà spesso confrontabile. È importante quindi comprendere che non ha senso cercare di confrontare il costo di programmi tra categorie, in quanto i prodotti offrono caratteristiche diverse e sono studiati per diversi tipi di business.

Fattori di prezzo

Una volta identificata la categoria di software da prendere in esame e si è determinato che il sistema in analisi è una buona opzione per la nostra attività, è il momento di avere un’idea approssimativa dei costi del sistema.

E’ importante chiarire che senza analisi e valutazioni approfondite è difficile avere un’idea specifica dei costi, che dipenderanno da diversi fattori.

Le valutazioni iniziali con il fornitore di software saranno utili per esaminare le necessità, la portata, i requisiti e i prezzi del progetto. Permetteranno di determinare se ci sono possibilità di avviare la collaborazione e se ci sono le risorse disponibili per avviare l’attività.

Solitamente ulteriori approfondimenti forniscono poi alle aziende l’opportunità di calarsi più a fondo nelle valutazioni, per conoscere nel dettaglio requisiti e funzionalità specifiche.

Con queste informazioni si potrà determinare se il fornitore prescelto dispone di un prodotto consono al nostro budget.

Anche se le strutture dei prezzi variano tra fornitori, nella maggior parte dei casi i costi si basano su questi capisaldi:

Numero di utenti

Funzionalità specifiche

• Come Logistica, Business Intelligence, Produzione, CRM, ecc.

Costi di avviamento:

• Configurazione del sistema
• Formazione
• Personalizzazione

Importazione dati

• I dati dovranno essere migrati da sistemi esistenti?
• Le fonti di dati attuali sono accessibili?
• I dati sono in formati diversi e/o provengono da fonti diverse?
• I dati devono essere “ripuliti” (rimozione di dati duplicati o errati)?

Costi di manutenzione

• Coprono gli aggiornamenti del software ed il supporto post-vendita.

Confronto dei costi dei fornitori

Detto che i sistemi gestionali all’interno della stessa categoria avranno costi comparabili, è importante tenere presente lievi differenze che potrebbero avere un impatto significativo.

Alcuni esempi:

• Fornitori che adeguano i prezzi della manutenzione dopo il primo anno. Questo può accadere con fornitori di software in cui i commerciali devono rispettare i budget e quindi scontare il prodotto per vendere di più. In questo caso i prezzi aumentano dopo il primo anno o periodo di “sconto”.

• Fornitori che offrono solo pacchetti di varie postazioni-utente. I clienti sono costretti ad acquistare pacchetti di utenti invece che licenze individuali.

• Fornitori che incorporano pacchetti di utenti e funzionalità per offrire ai clienti un prezzo che sembra migliore; ciò rende difficile il calcolo delle singole caratteristiche e dei costi specifici.

• Fornitori che tendono a “omaggiare” alcuni servizi come una parte della formazione o della configurazione del sistema, inglobando i costi di queste prestazioni nel prezzo della licenza del programma.

Cosa fare

• Verifica se il tuo programma gestionale ti offre tutti i risultati attesi e ti permette di cogliere tutte le opportunità che il mercato ti offre.

• Verifica se chi ti supporta conosce tutte le necessità del tuo settore e se ha esperienza specifica e concreta.

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