Una moderna soluzione ERP può potenziare la tua organizzazione, consentire straordinarie efficienze e fornire informazioni preziose.
L’implementazione è un progetto complesso ed è facile commettere errori.
Alcuni errori sono solo decisioni sbagliate:
• Selezionare la soluzione software sbagliata.
• Impostare un budget inadeguato.
• Eliminare la formazione.
Alcuni sono l’inevitabile conseguenza di fattori contingenti o organizzativi:
• Mancanza di competenze interne.
• Risorse interne limitate.
• Scarsa energia organizzativa.
• Dati disordinati.
E alcuni sono il risultato di scelte orientate al processo o incentrate sulle persone e sono facilmente evitabili.
Ecco allora i 6 peccati capitali dell’implementazione ERP
1. Scarsa pianificazione del progetto
Non è possibile sopravvalutare quanto sia essenziale una corretta pianificazione del progetto.
Al contrario, la maggior parte delle imprese sottovaluta in modo significativo il tempo e le risorse necessarie per farlo in modo metodico e completo.
Perché è importante? Per un progetto complesso come un’implementazione ERP, la mancanza di comprensione del processo, la sottovalutazione di un’attività critica o il trascurare una decisione chiave possono causare ritardi frustranti, rielaborazioni che richiedono tempo, correzioni costose o persino guasti.
Un piano non è solo un programma. È necessario stabilire priorità, determinare obiettivi, valutare i requisiti aziendali, sviluppare un budget e mappare tutti i processi futuri.
Ogni parte della tua azienda, ogni aspetto delle operazioni, ogni processo e ogni persona sarà interessata dalla tua nuova soluzione ERP.
Non è possibile – o intelligente – iniziare senza sapere dove sei, dove vuoi essere e come ci arriverai.
2. Raccolta dei requisiti poco approfondita
Le imprese investono in ERP per conseguire maggiori risultati ed efficienza. Quindi non ha senso implementare una soluzione che automatizzi semplicemente i processi esistenti.
È più facile e veloce adottare questo approccio.
Ma come affermiamo sempre quando avviamo attività di miglioramento dei processi aziendali, l’automazione di un cattivo processo non fa altro che rendere più veloce il cattivo processo.
Il ritorno sull’investimento sarà migliore e il tempo di “trasformazione” più breve se il tuo team di implementazione e gli utenti si impegnano ad analizzare gli attuali processi principali, identificare i punti deboli, i punti critici e i problemi, determinare le esigenze e quindi definire chiaramente uno stato futuro.
La raccolta completa dei requisiti è la base su cui vengono costruite implementazioni di successo. Accorciare o eliminare questo passaggio fondamentale è il modo perfetto per ritrovarsi con una soluzione parziale e… maldestra.
3. Esclusione degli utenti critici dal processo
Il reparto IT e la direzione non controllano (e non possono quasi mai interagire con) i processi aziendali principali. Il team di implementazione gestionale dovrebbe includere persone chiave (utenti finali e responsabili funzionali) provenienti da tutta la struttura che sono coinvolte in questi processi.
Quando le persone giuste sono coinvolte fin dall’inizio, è più probabile che centinaia di decisioni cruciali vengano prese correttamente e rapidamente.
Si migliorano significativamente le probabilità che le modifiche al processo siano azzeccate e si contribuisce a garantire il successo dell’implementazione.
Inoltre, fattore non secondario, si creerà un gruppo di dipendenti impegnati nel processo di implementazione e che investiranno nel suo successo.
Il mancato coinvolgimento degli utenti può avere un enorme svantaggio: le decisioni esclusivamente tecnologiche che ignorano l’elemento umano spesso si traducono in una soluzione inadatta, scarso consenso degli utenti, resistenza al cambiamento, sforzi mal indirizzati e costose rilavorazioni. L’implementazione di una soluzione che interrompe processi collaudati e crea nuove complicazioni può avere un impatto devastante sull’azienda.
4. Non dare priorità all’esperienza utente
La mancanza di attenzione all’interfaccia utente può portare a un sottoutilizzo della soluzione gestionale.
La nuova generazione di utenti “tecnologici” si aspetta un’esperienza utente simile ad Amazon, Instagram o Apple dal proprio sistema ERP.
La fruibilità dell’interfaccia utente -ed in generale l’esperienza d’uso- dovrebbe essere un criterio chiave nel processo di selezione del software gestionale ERP.
Un’interfaccia mal progettata e difficile da usare può essere un killer della produttività.
E quando costringi le persone a conformarsi alla tecnologia, invece del contrario, il risultato è una diminuzione del coinvolgimento e una maggiore resistenza al cambiamento.
5. Fornire un supporto interno inadeguato
Non c’è storia. Un’implementazione ERP di successo può essere raggiunta solo con un forte consenso organizzativo.
Troppo spesso, le imprese si concentrano sull’approvazione della direzione. Ma per perseverare nel lungo processo e per raggiungere lo “stato futuro desiderato”, tutti in azienda devono comprendere la necessità del cambiamento.
Le principali parti interessate di tutti i livelli dell’organizzazione devono essere coinvolte e la direzione deve impegnarsi a fornire il tempo, le risorse e il budget necessari.
Ecco perché è assolutamente necessario un impegno dall’alto verso il basso:
• Uno scarso supporto dei piani alti invia il messaggio che i cambiamenti desiderati non sono importanti e, peggio, che il fallimento è un’opzione.
• Un debole impegno IT dimostra che il progetto non è una priorità.
• Un team di progetto sfocato perde tempo e fornirà una mezza soluzione.
I dipendenti non collaborativi resisteranno al cambiamento necessario e al progresso.
6. Trascurare il change management
Una cattiva gestione del cambiamento è forse la causa più evitabile di problemi e fallimenti del progetto.
La resistenza al cambiamento, anche un cambiamento positivo, è un comportamento umano normale e previsto e devono essere definiti piani per ridurne al minimo l’impatto.
È importante capire che la gestione del cambiamento non è una fase distinta del progetto. Dovrebbe essere intessuta in tutto il progetto, incorporata nella metodologia e infusa nella cultura del team di progetto.
In definitiva, la chiave per una gestione efficace del cambiamento è comunicare i confini del progetto di implementazione ERP, la strategia e la pianificazione dei lavori e, cosa più importante, articolare in modo chiaro e persuasivo le ragioni del cambiamento.
Ripetere e rafforzare questo messaggio per garantire che tutti i livelli dell’impresa rimangano concentrati sui vantaggi che verranno con lo stato futuro e non sulle interruzioni e scomodità temporanee che nascono durante i lavori di implementazione del software ERP.
FOCUS SUI PROCESSI PER RAGGIUNGERE LA TRASFORMAZIONE
Quando eviti di commettere uno qualsiasi dei 6 peccati capitali, il team di progetto può concentrarsi sul miglioramento dei processi aziendali.
Al livello più elementare, la funzione principale di una soluzione ERP è aiutare l’impresa a eseguire in modo efficiente ed efficace i processi aziendali principali.
È facile perdere di vista questo fatto e lasciarsi distrarre da complessi confronti tra software, dibattiti tra cloud e on-premise, discussioni sulla strategia di implementazione, trattative sul budget e altre pur importanti considerazioni.
Quando si mantiene la barra nella giusta direzione e le parti interessate concentrate sulla razionalizzazione e l’integrazione dei processi, ci si assicura concretamente di ottenere una produttività migliorata, flussi di lavoro accelerati, costi operativi inferiori e profitti migliori.
Questo non vuol dire che l’implementazione del software ERP sarà una passeggiata.
Il viaggio dallo stato attuale allo stato futuro sarà difficile.
Ogni aspetto delle attività subirà momentanee interruzioni, saranno necessari processi aziendali nuovi e significativamente modificati.
E i cambiamenti fondamentali saranno inizialmente scomodi.
Ma anche se il processo sarà impegnativo, il risultato – la trasformazione aziendale – varrà sempre la pena.
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