Impara a monitorare e ottimizzare le performance del tuo magazzino con le misurazioni giuste
Il via vai in magazzino fin dal mattino:
Fornitori che scaricano materie prime, operai che prelevano componenti per la produzione, addetti che preparano spedizioni per i clienti. In una PMI manifatturiera ogni minuto conta: un ritardo o un errore in magazzino può fermare la produzione o scontentare un cliente importante.
Come assicurarsi che il magazzino funzioni davvero bene? Una risposta è nei numeri: monitorando i giusti KPI (Key Performance Indicator) di magazzino puoi avere il polso della situazione e intervenire prima che i problemi diventino emergenze.
Gestire un magazzino non significa solo stoccare materiali e prodotti: significa orchestrare flussi di merci e di informazioni. Per i manager di una PMI manifatturiera (dal responsabile di produzione al direttore di stabilimento), tenere sotto controllo la performance del magazzino è fondamentale.
I KPI di magazzino sono indicatori che permettono di misurare aspetti chiave come la disponibilità delle scorte, l’efficienza delle operazioni, la puntualità nelle consegne e l’accuratezza dei dati a sistema.
Il primo risultato saranno -decisioni informate-.
I KPI del magazzino possono essere suddivisi in diverse categorie. Vediamone 5:
- Precisione dell’Inventario
- Efficienza Operativa
- Tempi di Evasione degli Ordini
- Costi di Gestione
- Qualità del Servizio
Precisione dell’Inventario
La precisione dell’inventario è fondamentale per garantire che i dati di magazzino siano accurati e affidabili. Ecco alcuni KPI chiave in questa categoria:
- Accuratezza dell’Inventario: Misura la percentuale di corrispondenza tra l’inventario fisico e quello registrato nel sistema. Un’accuratezza elevata riduce il rischio di errori nelle operazioni di magazzino e migliora la soddisfazione del cliente.
- Come misurarlo: Esegui controlli periodici dell’inventario e confronta i dati fisici con quelli registrati.
- Strumenti: Utilizza software di gestione del magazzino (WMS) per automatizzare i controlli e ridurre gli errori umani.
- Rotazione dell’Inventario: Indica quante volte l’inventario viene venduto e rifornito in un determinato periodo. Una rotazione elevata può indicare una gestione efficiente delle scorte, mentre una rotazione bassa può segnalare un eccesso di inventario.
- Come misurarlo: Dividi il costo delle merci vendute per il valore medio dell’inventario.
- Strumenti: Software ERP per tracciare le vendite e i rifornimenti.
Efficienza Operativa
L’efficienza operativa riguarda l’ottimizzazione dei processi di magazzino per ridurre i tempi e i costi.
- Tempo di Ricezione: Misura il tempo necessario per ricevere e registrare le merci in entrata. Un tempo di ricezione ridotto migliora la disponibilità delle scorte e riduce i tempi di attesa.
- Come misurarlo: Traccia il tempo dalla consegna alla registrazione nel sistema.
- Strumenti: Scanner di codici a barre e software WMS per automatizzare il processo di ricezione.
- Tempo di Prelievo: Indica il tempo necessario per prelevare gli articoli dagli scaffali. Un tempo di prelievo ridotto migliora la velocità di evasione degli ordini e aumenta la produttività del personale.
- Come misurarlo: Monitora il tempo tra la ricezione dell’ordine e il prelievo degli articoli.
- Strumenti: Sistemi di picking automatizzati e dispositivi mobili per la gestione degli ordini.
Tempi di Evasione degli Ordini
La velocità con cui gli ordini vengono evasi è cruciale per la soddisfazione del cliente.
- Tempo di Evasione degli Ordini (OTIF – On-Time In-Full): Misura la percentuale di ordini evasi in tempo e completi. Un OTIF elevato indica un’ottima gestione delle scorte e una buona organizzazione del magazzino.
- Come misurarlo: Calcola il rapporto tra ordini evasi in tempo e ordini totali.
- Strumenti: Software di gestione degli ordini e dashboard di monitoraggio in tempo reale.
- Tempo di Consegna: Indica il tempo necessario per consegnare gli ordini ai clienti. Un tempo di consegna ridotto migliora la soddisfazione del cliente e può aumentare le vendite.
- Come misurarlo: Traccia il tempo dalla spedizione alla consegna.
- Strumenti: Sistemi di tracciamento delle spedizioni e software di gestione della logistica.
Costi di Gestione
Monitorare i costi è essenziale per mantenere la redditività del magazzino.
- Costo per Ordine: Misura il costo totale per evadere un ordine. Un costo per ordine ridotto migliora la redditività del magazzino e può aumentare i margini di profitto.
- Come misurarlo: Dividi i costi totali di gestione per il numero di ordini evasi.
- Strumenti: Software di contabilità e analisi dei costi integrati con il WMS.
- Costo di Stoccaggio: Indica il costo per mantenere l’inventario in magazzino. Un costo di stoccaggio ridotto migliora la redditività del magazzino e può liberare risorse per altre attività.
- Come misurarlo: Calcola i costi di affitto, manutenzione e personale.
- Strumenti: Software ERP per tracciare i costi operativi.
Qualità del Servizio
La qualità del servizio influisce direttamente sulla soddisfazione del cliente e sulla fedeltà.
- Tasso di Resi: Misura la percentuale di ordini restituiti dai clienti. Un tasso di resi ridotto indica una buona qualità dei prodotti e un’ottima gestione delle scorte.
- Come misurarlo: Calcola il rapporto tra ordini restituiti e ordini totali.
- Strumenti: Software di gestione dei resi e analisi delle cause dei resi.
- Soddisfazione del Cliente: Indica il livello di soddisfazione dei clienti con il servizio di magazzino. Una soddisfazione elevata può aumentare la fedeltà dei clienti e migliorare la reputazione dell’azienda.
- Come misurarlo: Utilizza sondaggi e feedback dei clienti.
- Strumenti: Piattaforme di feedback e analisi dei dati dei clienti.
Consigli Pratici per Implementare i KPI
- Definisci Obiettivi Chiari: Stabilisci obiettivi specifici e misurabili per ogni KPI. Ad esempio, ridurre il tempo di prelievo del 20% entro i prossimi 6 mesi.
- Utilizza Strumenti Adeguati: Implementa software WMS, ERP e altri strumenti tecnologici per tracciare e analizzare i dati. Ad esempio, utilizza scanner di codici a barre per automatizzare il processo di ricezione.
- Forma il Personale: Assicurati che il personale sia formato sull’importanza dei KPI e su come contribuire al loro miglioramento. Organizza sessioni di formazione periodiche.
- Monitora e Analizza: Esegui analisi periodiche dei KPI e utilizza i dati per prendere decisioni informate. Ad esempio, rivedi i KPI mensilmente e aggiorna le strategie di conseguenza.
- Adotta un Approccio Continuo: Il miglioramento dei KPI è un processo continuo. Rivedi e aggiorna regolarmente i tuoi obiettivi e strategie. Ad esempio, fissa nuovi obiettivi ogni trimestre.
Passare dalla teoria alla pratica richiede metodo ma non necessariamente strumenti complessi. Ecco alcuni consigli operativi:
- Inizia con pochi KPI mirati, adatti alla tua realtà, invece di misurare tutto subito.
- Assicurati di avere dati affidabili per ciascun indicatore.
- Se oggi usi carta e penna, valuta di digitalizzare almeno le operazioni base.
- Coinvolgi il personale: spiega i nuovi KPI e come ciascun operatore incide sui risultati.
- Condividi regolarmente i dati con il team per evidenziare progressi e individuare aree di miglioramento insieme.
- Integra il monitoraggio dei KPI nella routine: ad esempio, nelle riunioni mensili rivedi gli indicatori chiave e decidi azioni correttive.
In sintesi, lo scopo non è avere bei numeri su un report, ma usare quei numeri per rendere il magazzino più efficiente e affidabile.
Monitorare questi KPI essenziali aiuta anche una PMI a passare da una gestione reattiva (correre ai ripari sui problemi) a una gestione proattiva (prevenire i problemi e migliorare continuamente) del magazzino.
Questi indicatori fungono da cruscotto di controllo: segnalano dove intervenire – che si tratti di ridurre scorte in eccesso, velocizzare i flussi operativi o aumentare la precisione delle spedizioni. Con pochi indicatori ben scelti e monitorati costantemente, il magazzino può trasformarsi da collo di bottiglia a motore di efficienza per l’intera azienda.
E’ ora di prendere il controllo.
